離職員工的郵箱和郵件處理建議
處理離職員工的郵箱和郵件是一項重要的IT和人力資源管理任務，需要確保信息安全的同時，不影響業(yè)務的正常運行。以下是一些建議，幫助您高效且合規(guī)地處理離職員工的郵箱和郵件：
一、離職前的準備工作
在員工正式離職前，與其進行溝通，明確其郵箱和郵件的處理方式。
提醒員工備份重要郵件（若已開啟郵件歸檔功能，郵件會自動備份）和網(wǎng)盤文件。
二、賬號數(shù)據(jù)處理
根據(jù)實際業(yè)務需要，選擇處理方式，離職當天立即禁用離職員工的郵箱賬號，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。
保留賬號
適用特殊原因（如郵箱地址已對外公布、關(guān)聯(lián)郵箱等）郵箱賬號需要給后續(xù)人員使用的場景。
關(guān)聯(lián)郵箱（推薦），適合公共郵箱交接，使用關(guān)聯(lián)郵箱功能，刪除離職員工的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并為新員工創(chuàng)建關(guān)聯(lián)關(guān)系。關(guān)聯(lián)郵箱有什么作用？
密碼重置，直接把公共賬號重置密碼后交給新員工。如何重置員工賬號密碼？
三方客戶端安全密碼，給員工單獨創(chuàng)建一個客戶端密碼使用客戶端登錄，備注用途，離職時刪除對應記錄。員工如何開啟和使用三方客戶端安全密碼？
自動回復，設(shè)置離職員工郵箱的自動回復，告知發(fā)件人該員工已離職，并提供替代聯(lián)系人的信息。自動回復郵件功能
自動轉(zhuǎn)發(fā)，根據(jù)需要，設(shè)置郵件轉(zhuǎn)發(fā)，將發(fā)送給離職員工的郵件自動轉(zhuǎn)發(fā)給指定的接替人員。阿里郵箱如何設(shè)置郵件自動轉(zhuǎn)發(fā)？
賬號別名，刪除舊賬號，郵件通過賬號回收站轉(zhuǎn)移到新賬號，新賬號創(chuàng)建一個別名使用原郵箱名稱。如何創(chuàng)建賬號別名？
請務必刪除離職員工的三方客戶端安全密碼，重新創(chuàng)建新密碼使用，以便離職員工登錄的客戶端失效并登出。支持管理員刪除員工設(shè)置的三方客戶端專屬密碼，針對員工離職等場景強化安全管理。
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管理員：安全密碼管理
凍結(jié)或刪除賬號
凍結(jié)賬號占用可用子賬號數(shù)，可隨時恢復。
刪除賬號不占用可用子賬號數(shù)，刪除30天后數(shù)據(jù)不可恢復。
郵件轉(zhuǎn)移
關(guān)聯(lián)郵箱無需轉(zhuǎn)移郵件，若非關(guān)聯(lián)郵箱可以考慮以下方式轉(zhuǎn)移郵件。
賬號回收站（推薦）：阿里郵箱默認保存30天內(nèi)已刪除的郵箱賬號，此期間可將郵件轉(zhuǎn)移至其他賬號或恢復原賬號。管理員如何恢復已離職員工的郵件數(shù)據(jù)
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